privacy

Privacy statement

​In dit privacy statement licht Fenex toe voor welke doelen persoonsgegevens worden gebruikt en wat jouw rechten zijn.

TLN vindt het van essentieel belang dat persoonsgegevens van (ex-)leden, (ex-)abonnees, prospects en gebruikers van de website met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Voorop staat dat TLN zich in alle gevallen houdt aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. TLN wil zo transparant mogelijk zijn in de wijze waarop persoonsgegevens worden gebruikt. Fenex is een kring van TLN; daarmee is deze privacy statement ook volledig van toepassing voor de persoonsgegevens en de website van Fenex.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy statement;
  • De verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze rechten respecteren.

De Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is TLN, Boris Pasternaklaan 22-30, 2719 DA Zoetermeer. Deze privacy statement is ook van toepassing op de gegevensverwerking door aan TLN gelieerde ondernemingen, zoals deelmarkten met rechtspersoonlijkheid, de kring Fenex en TLN consultancy. Gemakshalve zal in dit privacy statement steeds worden gerefereerd aan TLN, waarmee, voor zover in een individueel geval van toepassing, mede wordt bedoeld de aan TLN gelieerde onderneming(en).

Indien je na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van haar dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer je lid wil worden van TLN of lid bent, gebruik maakt van de website, diensten of producten van TLN of deelneemt aan een opleiding, cursus of bijeenkomst van TLN, legt TLN persoonsgegevens over jou vast. TLN legt deze gegevens vast om er voor te zorgen dat uw aanvraag wordt behandeld en er, wanneer u met TLN een overeenkomst heeft gesloten, TLN deze overeenkomst met u kan uitvoeren.

  1. Verenigingsleden

Verenigingsleden zijn per definitie bedrijven. Natuurlijke personen kunnen geen lid worden van de vereniging TLN, tenzij je handelt in de uitoefening van een bedrijf. TLN verwerkt de persoonsgegevens van haar leden uitsluitend voor de volgende doelstellingen:

  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst
  • De activiteiten die gelet op de doelstelling van TLN gebruikelijk zijn of die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;
  • Ledenadministratie;
  • Vastleggen van ledencontact;
  • Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  • Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole
  • Informatieverstrekking;
  • Uitnodigingen voor bijeenkomsten;
  • Commerciële informatieverstrekking (voor zover daarvoor toestemming is verleend op het lidmaatschapsformulier (of op andere wijze op een later moment is verleend) en deze toestemming niet nadien is ingetrokken);
  • Commerciële uitnodigingen voor bijeenkomsten (voor zover daarvoor toestemming is verleend op het lidmaatschapsformulier (of op andere wijze op een later moment is verleend) en deze toestemming niet nadien is ingetrokken).

Voor de bovenstaande doelstellingen zal TLN in ieder geval de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  1. Bedrijfsnaam (en de contactgegevens van het bedrijf (adres, algemeen telefoonnummer en algemeen e-mailadres) en de regio waarin het bedrijf zich bevindt)
  2. Bank- en girorekeningnummer van het bedrijf
  3. persoonsgegevens van de (statutaire) bestuurder(s) en de contactperso(o)n(en):
    – voornaam, initialen, achternaam
    – geslacht
    – functie
    – e-mailadres
    – telefoonnummer
  4. In geval van Jong TLN
    – Geboortedatum

De gegevens die zijn ingevuld op het aanmeldformulier worden door TLN verwerkt in haar CRM systeem. TLN heeft met de leverancier van haar CRM systeem een verwerkersovereenkomst op basis waarvan de leverancier verplicht is om voldoende technische en organisatorische maatregelen te treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Als je vervolgens in het kader van uw lidmaatschap deel wilt nemen aan evenementen of opleidingen, gebruik wenst te maken van adviesdiensten, deelneemt aan enquêtes, actief deelneemt als bestuurder etc. zal TLN meer en andere persoonsgegevens verwerken zoals die nodig zijn ter uitvoering van de overeenkomst en het doel waarvoor u de gegevens aan TLN verstrekt. Maak je gebruik van TLN advocaten, dan worden jouw gegevens geheel afgeschermd van alle andere medewerkers van TLN en voorzien van extra technische en organisatorische maatregelen verwerkt om jouw privacy zo goed mogelijk te waarborgen.

De gegevens die deel uitmaken van de financiële administratie zullen gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding bewaard blijven. Algemene contactgegevens en de naam van de bestuurder/eigenaar mogen bewaard blijven zolang het bedrijf als prospect voor TLN wordt gezien. Overige gegevens dienen zo spoedig mogelijk na beëindiging van het lidmaatschap te worden verwijderd, doch uiterlijk binnen 2 jaar na het einde van het lidmaatschap.

TLN kan gegevens in geanonimiseerde vorm gebruiken voor statistische doeleinden en om gemiddelden te bepalen, teneinde onder meer: Leden in staat te stellen hun bedrijfsgegevens te vergelijken met gegevens uit de branche;
Op verantwoorde wijze de belangen te behartigen van het Nederlandse beroepsgoederenvervoer in het algemeen en die van haar leden in het bijzonder.

Voor een optimale samenwerking tussen leden streeft TLN naar een zo compleet en transparant mogelijk overzicht van uw gegevens, opdat u inzicht heeft in de gegevens die TLN over u en haar leden vastlegt. Dit overzicht vind je bij bezoek aan de website. Aanvullende informatie, over bijvoorbeeld contactpersonen en vergunningen, vindt u door in te loggen op het besloten gedeelte van de website.​

Daarnaast stuurt TLN jou informatie toe over relevante activiteiten, producten en diensten van TLN. Als je geen prijs stelt op deze informatie of als je jouw toestemming voor het gebruik van jouw e-mail adres wilt intrekken, kun je dit schriftelijk doorgeven aan: TLN, Postbus 3008, 2700 KS Zoetermeer of info@tln.nl. De toestemming kun je ook altijd intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink in het toegezonden e-mailbericht.

  1. Partners, servicepartners, opdrachtnemers, klanten

Naast lidmaatschapsovereenkomsten, sluit TLN ook overeenkomsten met andere partijen. Dit kan ten behoeve van de eigen organisatie zijn (zoals een leverancier voor gas en elektriciteit), maar ook voor de leden (zoals een aanbieder van specifieke ledenproducten of -diensten). Daarnaast is het mogelijk dat niet-leden bepaalde producten of diensten van TLN afnemen (zoals bijvoorbeeld opleidingen).

Er worden persoonsgegevens verwerkt voor de uitvoering van deze overeenkomsten, en dus voor:

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de overeenkomst / opdracht / opleiding;
  • Al het overige dat van belang is voor een goede uitvoering van de overeenkomst / opdracht / opleiding.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TLN de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, voornamen, voorletters, achternaam, titulatuur, geslacht, bedrijfsnaam/werkgever, functie, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie, rechtsgeldige vertegenwoordiging en deelname benodigde gegevens;
  • Geboortedatum en -plaats, resultaat opleiding en soortgelijke voor diplomering/certificering nodige gegevens van de cursist;
  • Persoonsgegevens die nodig zijn voor de financiële afwikkeling (zowel de betaling van de cursus aan TLN als betaling door TLN van de opdrachtnemer);
  • Voor zover van toepassing: de dieetwensen en/of allergieën

Jouw persoonsgegevens worden door TLN opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen. Overige gegevens worden binnen twee jaar na het eindigen van de overeenkomst verwijderd.

  1. Prospects / stakeholders / lobbycontacten / geïnteresseerden

Als brancheorganisatie heeft TLN (en haar medewerkers) veel contactgegevens. Deze worden door TLN verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking en/of gerichte communicatie. De persoonsgegevens verkrijgt TLN door mondelinge toestemming van de betrokkene, afgifte van een visitekaartje en/of via een koppeling op social media. TLN kan de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • voornaam, initialen, achternaam
  • geslacht
  • functie en werkgever
  • e-mailadres
  • telefoonnummer

Jouw persoonsgegevens worden door TLN verwerkt gedurende de periode dat je gezien wordt als prospect / stakeholder / lobbycontact en/of geïnteresseerde. Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor:

  • Belangenbehartiging (zowel individueel als collectief) van de leden van TLN;
  • Persoonlijke ontwikkeling (vb. netwerken of in het kader van bijeenkomsten / cursussen);
  • Producten en diensten aangeboden door/via of aan te bieden door/via TLN (zowel oriëntatie als inkoop en verkoop);
  • De organisatie, uitvoering en voortzetting van de vereniging TLN en aan haar gelieerde ondernemingen;
  • Social media.

TLN is actief of meerdere social media. Ook haar medewerkers maken hier gebruik van. Voor de marketing (zichtbaarheid van TLN en haar evenementen, producten en diensten en ledenbinding) kunnen persoonsgegevens deel uitmaken van posts van TLN (of haar medewerkers). Denk hierbij aan een foto of film van een cursus of bijeenkomst waar je aan deel heeft genomen en waar je op staat of het noemen van uw (bedrijfs)naam in bijzondere gevallen (je bent bijvoorbeeld genomineerd voor een TLN Award). Indien een foto zal worden gemaakt, zal dit voorafgaand of ten tijde van jouw aanmelding worden vermeld en heb je de mogelijkheid om aan te geven dat je niet gefotografeerd of gefilmd wilt worden. TLN zal dan haar uiterste best doen om ervoor te zorgen dat je niet gefotografeerd of gefilmd wordt. Echter, er kunnen omstandigheden zijn waarbij het voor TLN moeilijk is om vast te stellen wie wel of geen toestemming heeft gegeven, denk hierbij bijvoorbeeld aan grootschalige evenementen. Het kan dus voorkomen dat je ondanks jouw bezwaar toch op een gepubliceerde foto of film staat. Indien je hier bezwaar tegen wenst te maken, kan je contact opnemen met TLN door middel van onderstaande contactgegevens.

TLN monitort ook de social media kanalen. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden, deel te nemen aan discussies of vragen die via social media worden gesteld te beantwoorden. TLN behoudt zich overigens wel het recht voor om niet aan iedere discussie deel te nemen of op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het monitoren persoonsgegevens worden vastgelegd. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy statement worden verwerkt. Indien je vragen hebt neem dan vooral contact op met TLN.

  1. Cameratoezicht

TLN maakt gebruik van cameratoezicht. Het doel hiervan is de bescherming van onze bedrijfseigendommen en de eigendommen van onze medewerkers en bezoekers, de beveiliging van de toegang tot het bedrijfspand en de registratie van incidenten. Cameratoezicht vindt onder meer plaats bij de entree van ons bedrijfspand, in de trappenhuizen, en op de begane grond (met uitzondering van de keuken, vergaderzalen, FIT20-zaal, EHBO ruimte en toiletten). De camera’s zijn zichtbaar en onzichtbaar opgehangen en door het gebruik van stickers kenbaar gemaakt. De rechtsgrond voor het cameratoezicht is het legitieme belang van TLN.

  1. Bezoekersgegevens & Cookies

Op de website van TLN worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s, zonder dat deze bezoekers identificeren. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Op deze wijze kan TLN haar algemene dienstverlening en de dienstverlening aan u verder optimaliseren. TLN maakt verder gebruik van cookies om het online gebruiksgemak voor u te vergroten. Een ‘cookie’ is een klein tekstbestandje dat bij jouw bezoek aan de website naar jouw computer wordt gestuurd. Cookies kunnen jouw gebruikersinstellingen en andere informatie opslaan zodat u als bezoeker kan worden herkend, telkens als je de website bezoekt. Je kunt jouw browser alle cookies laten weigeren of laten waarschuwen wanneer er een cookie wordt verzonden. Het gevolg kan zijn dat sommige opties of diensten van de website niet goed functioneren zonder cookies.
Zie ook deze pagina over Cookies.​
Wijzig cookie instellingen

TLN en andere websites
Op de website tref je een aantal links aan naar andere websites dan van TLN. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan TLN geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor de privacy statement, indien aanwezig, van de website die je bezoekt.

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het ontwikkelen, onderhouden en supporten van verschillende software zoals het CRM systeem, CMS systeem en software voor opleidingen en evenementen;
  • Het verzorgen van de internetomgeving;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Het verlenen van producten en diensten door TLN partners en leveranciers.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, behoudens voor zover met deze partijen afspraken zijn gemaakt voor een passend beschermingsniveau dat voldoet aan de Europese wet- en regelgeving.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
TLN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens TLN van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Recht op informatie, inzage, verwijdering, overdracht en correctie
Je hebt het recht jouw eigen persoonsgegevens in te zien en/of jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, over te laten dragen, te laten verwijderen en/of af te schermen en om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens.

Indien in deze privacyverklaring is aangegeven dat de verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je het recht jouw toestemming in te trekken. De intrekking van jouw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van jouw persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking van jouw toestemming.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen
TLN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Controleert u daarom regelmatig dit privacy statement voor het privacy beleid van TLN.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Transport en Logistiek Nederland (TLN)

Boris Pasternaklaan 22-30
2719 DA Zoetermeer
privacy@tln.nl