CVB: ’Wacht niet af tot het zo ver is’

Volle kades met lading die niet mag worden weggevoerd van de terminal. Het is de nachtmerrie van elke partij die onderdeel maakt van de (maritieme) logistieke keten. In oktober kan deze nachtmerrie realiteit worden als je niet goed bent voorbereid. Wat staat je te doen?
Op 1 oktober is het Container Vrijgave Bericht (CVB) een feit.

HUB6 CVB containers Bart Kerklaan

De Douane is er klaar voorAls je je als expediteur of douane-expediteur niet voorbereidt en er is een probleem met de opvolgende aangifte, krijgt de vervoeder de container niet mee.’ Sip van der Weg, senior beleidsmedewerker bij de Douane is resoluut. Hij is onder meer belast met de implementatie van het Container Vrijgave Bericht (CVB). ‘Er komt geen uitstel meer. 1 oktober gaan we starten, al zal de feitelijke invoering maandag 4 oktober zijn. 

Aangifte bij aankomst
Met het CVB vergelijkt de Douane de nadere aangifte van een douane-expediteur of importeur met de Aangifte voor Tijdelijke Opslag (ATO) van een rederij of cargodoor. Vanaf 1 oktober is deze nadere aangifte pas mogelijk bij de aankomst van het schip in de Nederlandse haven. Eerdere indiening, zoals dat nu nog gebeurt, heeft automatisch tot gevolg dat de nadere aangifte niet kan worden aanvaard. Datzelfde doet zich voor bij een afwijking van gegevens zoals B/L (verschepingsboekingsnummer) of gewicht van de ATODe lading wordt dan niet vrijgegeven. Dit geldt voor alle maritieme containers, trailers, stukgoed en bulklading die worden geïmporteerd van buiten de Europese Unie. 

CVB op orde 
Het is vrij simpel, zegt Marty van Pelt, manager Business relations bij Portbase. ‘De logistieke keten kan onderbroken worden. Het klinkt eenvoudig: zorg dat het CVB op orde is. Maar nu al bevat ongeveer 10 procent van de aangiften van binnengekomen maritieme lading een omissieVan de ruim 2,75 miljoen in te klaren artikelen was er een mismatch van meer dan 260.000 artikelen. Nu wordt dat veelal achteraf administratief gerepareerd, de lading is dan al op weg. Vanaf 1 oktober is dat niet meer mogelijk, partijen worden echt afhankelijk van elkaar, waarschuwt Van Pelt. 

Niets doen leidt vermoedelijk tot stilstand 

Grote verandering 
De invoering van het CVB gaat niet alleen over een kleine aanpassing in het proces. Er is ook een automatiseringsslag mee gemoeid. Jan Mahulete, operationeel directeur bij Gaston Schulvertelt hoe hij met zijn bedrijf deze uitdaging heeft opgepakt. ‘We zijn al vroeg aan de slag gegaan met onze softwareleverancier. Het gaat immers om maatwerkIn ons geval is er ook een grote verandering in het proces. We hebben nooit vooraf aangifte gedaan. Dat gaan we nu dus wel doen. De aangifte staat klaar om verstuurd te worden op het moment dat de ATA-trigger binnenkomt. Dan versturen we het aanbrengbericht naar de Douane.’ (ATA is de actual time of arrival.) 

Vertraging door wijzigingen
Mahulete: ‘We moeten de gegevens tevoren nauwlettend checken. Immers, een fout leidt tot een vertraging voor het vervoer. We hebben onze mensen geïnformeerd en meegenomen in de te nemen stappen. Ook onze klanten hebben we uitvoerig verteld over de wijzigingen. Dan doen we nog steeds. Zij komen namelijk ook wel eens op het laatste moment met kleine wijzigingen. Die impact is groot als het gaat om gewicht bijvoorbeeld.

Mahulete is bestuurslid bij Fenex en heeft Douanelogistiek in zijn portefeuille. Hij sluit zich aan bij de waarschuwende woorden van Van Pelt en Van der Weg. Met Fenex en TLN hebben we ons sterk gemaakt voor zo optimaal mogelijke condities. Dat deden we samen met onze andere samenwerkingspartners op dit onderwerp, zoals evofenedex, PortbaseAlliantie Douane Software en de Vereniging van Rotterdamse Terminal Operators en de Vereniging van Rotterdamse CargadoorsWe hebben meermaals uitstel weten te bewerkstelligen. De invoering van het CVB ten tijde van de Brexit zou waarschijnlijk dubbele chaos betekenen. Uitstel is echter niet meer mogelijkzoals Van der Weg aangeeft. We moeten aan die Europese wet- en regelgeving voldoen.’ 

Software knelpunt
Mahulete ziet het niet tijdig klaar zijn van de softwaresystemen als grootste knelpunt, de lange voorbereidingstijd ten spijt‘We zijn afhankelijk van die Douane-software. Ook voor ons geldt dat ik het spannend vind of we echt op tijd klaar zijn.’  Ridvan Taci van de Alliantie Douane Software herkent dit probleem. ‘Alle softwareleveranciers staan voor een enorme uitdaging om alle wijzigingen tijdig te realiseren omdat ze afhankelijk zijn van een tijdige oplevering van alle documentatie door de DouaneHet belangrijkste is om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan om behoeften, wensen en processen in kaart te brengen. De gebruiker heeft altijd de regie en het initiatief. Wacht niet af tot het zo ver is.

Taci adviseert: ga in gesprek met je softwareleverancier. ‘Maak inzichtelijk op welke manier de invoering van het CVB jouw processen raakt. Het kan goed zijn dat jouw proces zodanig is ingericht dat je maar een minimale softwareaanvulling nodig hebt. Voor een ander kan het een trigger zijn het hele proces te automatiseren. Ik zie de tijd als de grootste bottleneck.’ 

Volle kades als nachtmerrie
Of het nu de Douane, de expediteur, vervoerder, Portbase of softwareleverancier is, ze hebben allemaal dezelfde boodschap: 1 oktober komt eraan. Niets doen leidt vermoedelijk tot stilstand. LetterlijkLading komt niet verder dan de kade. ‘De grootste angst en nachtmerrie van de ferrymaatschappijen en terminaloperators’, onderstreept Van Pelt. ‘Als de lading niet binnen de verwachte planning wordt weggevoerd, komen de terminals vol te staan. Dat houden de ferry’s nog geen dag vol.’

Het besef dat de hele keten wordt geraakt als de implementatie van het CVB niet goed gaat, is reden geweest om gezamenlijk op te trekken. Net als bij Brexit. Samen is gekeken naar de impact en zijn oplossingen bedacht. ‘We willen tevens het imago van Nederland als snelle doorvoerhaven beschermen en bewustwording creëren bij alle betrokkenen’, zegt Van Pelt. ‘Verder willen we op een eenduidige manier alle belangrijke informatie met een eenduidige boodschap communiceren. Dat is de website www.voorbereidophetcvb.nl geworden.’ 

Op tijd starten
We kunnen het niet vaak genoeg herhalen. Het is echt belangrijk om op tijd van start te gaan met de voorbereidingEnkele processen hebben tijd nodig. Denk aan de testfase en het implementeren van het systeem, zegt Taci. De Douane kijkt intussen, na alle vertragingen van het CVBuit naar oktober. ’Als de invoering van het CVB een feit is, kunnen wij doen waarvoor we zijn: toezicht houden, controleren en handhaven’, besluit Van der Weg. 
Jan Mahulete doet de oproep: ‘Als je hulp nodig hebt, met vragen zit of je wilt collega’s helpen, meld je dan bij het secretariaat van FenexWe zijn samen een vereniging en als we elkaar kunnen helpen, doen we dat.’ 

Kijk voor meer informatie in dossier Container Vrijgave Bericht: wees voorbereid
Contact: secretariaat@fenex.nl of 088-45 67 400

 

Fasen CVB 

Fase 1 – Match op invoeraangiften
Ingangsdatum: 1 oktober 2021 

  • De definitieve invoeraangifte mag pas worden ingediend na ATA (actual time of arrivalvan het schip. Een vooraf aangifte mag wel voor ATA worden ingediend. Na ATA moet dan wel een zogenoemd aankomstbericht worden ingediend 
  • Brutogewicht op nadere aangifte is lager of gelijk aan brutogewicht op de ATO (aangifte voor tijdelijke opslag). 
  • Het B/Lnummer (boekingsnummer) op de nadere aangifte is gelijk aan B/L op de ATO. 

Fase 2 – Uitbreiding match op transitaangiften (NCTS)
Ingangsdatum: vermoedelijk maart/april 2022 

  • Inhoudelijke eisen zijn identiek aan plateau 1 CVB, maar dan voor de Douaneregeling Douanevervoer (aangifte via NCTS). 

Fase 3 – Nauwkeuriger controle op brutogewicht
Ingangsdatum: vermoedelijk oktober 2022 

  • Som van de bruto gewichten op alle nadere aangiftes op de B/L is lager dan het opgenomen bruto gewicht op de ATO 
  • Koppeling met PLATO: geen vrijgave van aangifte meer zolang er nog een pre-arrivalcontrole open staat 

Fase 4 – Goederen Status Informatie-bericht (GSI)
Ingangsdatum: nog te bepalen, ergens in 2022 

  • Terminal, rederij/cargadoor en nadere aangever worden geïnformeerd over de match 

 Kijk voor meer informatie op: www.voorbereidophetcvb.nl 

To-do-lijst 

  • Ga automatiseren; bespreek met je softwareleverancier en/of Portbase welke stappen je moet zetten.
  • Informeer je klanten; CVB beïnvloedt ook de werkwijze van jouw klanten. Achteraf een wijziging aanbrengen kan niet zo gemakkelijk meer en de details van de lading moeten bekend zijn bij aangifte.
     
  • Breng je aangifteproces in kaartdan weet je waar de kritische punten zitten.
     
  • Informeer de interne organisatie; de kleinste details zijn nu van belang.
     
  • Neem de werkwijze van de ferrymaatschappijen goed onder de loep.
     
  • Check de website voorbereidophetcvb.nl.
  • Een vooraf-aangifte + aanbrengbericht is een bestaande optie in de douanesoftware. Je softwareleverancier kan hierover meer vertellen.

Auteurs: Jennifer Visser en Carina Pelt, TLN-media.
Foto’s: Bart Kerklaan.