De digitale aangiftesystemen worden slimmer, de hoeveelheid gegevens die bedrijven moeten aanleveren groter en de gekwalificeerde declaranten die daarvoor moet zorgen door personeelstekorten schaarser. Zie daar drie oorzaken van de stijging van het aantal fouten in de douaneaangiften. Fouten zijn vervelend, voor iedere betrokkene. In de eerste plaats voor de aangever zelf. ‘Alles wat je fout doet, moet je herstellen en dat kost tijd en levert gedoe op. Heel de keten, inclusief de douane, heeft er extra werk aan, terwijl het al zo moeilijk is om mensen te vinden. Hoe meer fouten je kunt voorkomen, hoe beter het is voor iedereen’, zegt Liesbeth Slappendel, secretaris van expediteursvereniging Fenex. Vandaar dat Fenex, evofenedex en de douane de handen ineengeslagen hebben om expediteurs en verladers te doordringen van het belang van een juiste en zorgvuldige aangifte.

Fouten reduceren
De fouten leest de douane om te beginnen af aan de aangiften die door validatieregels gebouncet worden. In die gevallen herkent het systeem al dat er iets niet klopt voordat de aangifte feitelijk in behandeling wordt genomen. De aangifte wordt dan niet geaccepteerd en gaat retour naar de indiener. Het nieuwe aangiftesysteem DMS zal straks nog meer gedetailleerde aangiftedata aan de poort valideren. De laatste jaren lag het percentage gebouncete aangiften op ongeveer zeven procent. Daarnaast komen er fouten aan het licht in aangiften die wel in behandeling zijn genomen. Daarbij kan het systeem op basis van risicoselectie onregelmatigheden signaleren die tot een controle leiden. Ook hier wordt gestreefd om deze false positives aangiften die het systeem eruit pikt maar waarbij geen overtredingen worden geconstateerd – te reduceren.

Want in beide gevallen is er schade aan het logistieke proces. Bij gebouncete aangiften moet de indiener achterhalen waar de fout zit. In gevallen waarbij een expediteur aangifte doet voor een verlader, zullen ze dat samen moeten doen. Onnodig oponthoud kan voorkomen worden, zegt Slappendel: ‘Het begint met goede afspraken en informatie delen tussen verlader en douaneagent, daar moet het al gebeuren.’ Bij verladers leeft nog weleens het misverstand dat zij de aangiften niet voor niets uitbesteden: de expediteur zoekt het wel uit, aldus senior projectmanager Godfried Smit van evofenedex. De expediteur heeft de goederen niet en is afhankelijk van de informatie die de verlader aanlevert. Ook kleinere verladers moeten daarom enig inzicht hebben in douanezaken.’

Innovatie aangifteproces
De douane verwerkt miljoenen aangiften en controleert afgezien van aselecte steekproeven voornamelijk op basis van risicoprofielen. Wanneer een aangifte niet goed is ingevuld, is de kans groter dat die ‘geraakt’ wordt door zo’n profiel, zegt René Doolhoff, senior adviseur handhavingsbeleid bij de douane. ‘Dan kan dat later aan een foutje hebben gelegen, de zending is intussen wel gestopt voor controle. Ook wij als douane kunnen efficiënter werken als we de foutmarge naar beneden kunnen krijgen.’

Aangeven is er niet eenvoudiger op geworden, met alle taken die de douane erbij heeft gekregen, bijvoorbeeld op het gebied van niet-fiscale wetgeving. Zit er ruimte om aangiften gemakkelijker en dus minder foutgevoelig te maken? ‘Wij blijven doorgaan met innovatie in het aangifteproces, vooral met datasciencetechnieken. Doel daarvan is om nog slimmer te worden in onze detectie, om nog beter de onjuiste aangiften met de grootste risico’s eruit te halen. Daar investeren we ook in. Aan de andere kant zijn we daar niet helemaal vrij in: Brussel kijkt op onze vingers en stuurt steeds meer op hoe we dingen doen’, aldus Doolhoff.

Campagne
De rol van de douane in de campagne zal vooral liggen in het aanleveren van informatie: wat zijn de meest gemaakte fouten, hoe kun je die voorkomen? ‘Dat is waar we naar zoeken in deze samenwerking: het delen van kennis. De douane heeft het overzicht’, zegt Smit van evofenedex. Doolhoff beaamt dat. “We kunnen delen wat we zien. En aangeven hoe het moet. Dat zullen we in deze campagne doen, maar we gaan al naar individuele bedrijven als we iets constateren. Dan sturen we een compliancemanager erop af om het gesprek aan te gaan. Dat is een relatief nieuwe functie, een gevolg van een herijking en herinrichting van ons klantentoezicht.” Aangevers kunnen hiervan profiteren, vult Smit aan: ‘Sommige bedrijven doen maandaangiften met soms wel tienduizenden regels. Dan is het handig als de douane kan aangeven in welk dataveld de fout zit. Anders is het zoeken naar een naald in een hooiberg.’

De campagne zal zich na de aftrap met een gezamenlijke brief aan de achterban richten op die onderdelen waar het vaak misgaat. Doolhoff noemt goederencode (‘best ingewikkeld’), douanewaarde, land van oorsprong, leveringsvoorwaarden en aard van de transactie. ‘Er zijn cruciale en minder cruciale velden. Maar de velden die direct te maken hebben met de heffing moeten écht wel kloppen.’

Voor Slappendel van Fenex is alleen al de signalering van veelvoorkomende fouten belangrijk in de campagne. ‘Dan kunnen wij tegen onze leden zeggen: let even op. Het grootste deel dat het goed doet, zal zich niet aangesproken voelen. Degenen die het wel aangaat, helpen we hiermee. Daar zit de winst.’

Dit artikel is geschreven door Frank de Kruif, freelance journalist.